Met Salonround heb je volledige controle over je agenda en online boekingen. In dit artikel lichten veel verschillende mogelijkheden uit waarmee jij je agenda en online boekingen kunt instellen.

Je bepaalt eenvoudig wanneer en hoe vaak afspraakherinneringen worden verstuurd. Daarnaast kun je zelf instellen op welke manier (sms en/of e-mail) bevestigingen en herinneringen worden verzonden. Je kunt dit instellen in de instellingen onder "Bevestiging & Herinneringen".

Je kunt instellen dat klanten een deel van het bedrag vooraf moeten betalen bij het maken van een afspraak. Dit helpt no-shows te voorkomen. Toch een no-show? Als je voor een verplichte vooruitbetaling kiest, dan ben je er zeker van dat je betaald krijgt voor je tijd. Je kunt de verplichte vooruitbetaling instellen in de instellingen onder "Salonround Pay, online betalingen en QR-codebetalingen".

Wil je klanten de mogelijkheid bieden om alles online te betalen? Dat kan. Je kunt dit kiezen in de instellingen onder "Salonround Pay, online betalingen en QR-codebetalingen".

Heeft een klant telefonisch een afspraak gemaakt? Wanneer je wilt, kun je de functie “Bevestiging vereisen” gebruiken. Vink een vakje aan tijdens het plannen van de afspraak en de klant ontvangt een link om gegevens te bevestigen, eventueel foto’s te uploaden en, indien vereist, een vooruitbetaling te doen.

Je kunt in de instellingen onder "Bevestigen vereisen" instellen na hoeveel uur de bevestigingslink moet verlopen als de klant niet reageert.

Je kunt instellen tot hoe lang voor de afspraak start klanten een afspraak kunnen annuleren of verplaatsen. Als een vooruitbetaling vereist is, krijgen klanten na dit moment het geld niet terug, behalve als jij ervoor kiest om de vooruitbetaling toch terug te geven.

Om in te stellen tot hoe lang voor de afspraak start klanten de afspraak kunnen annuleren of verplaatsen, ga naar de instellingen onder "Online afspraken".

Je kunt extra opties toevoegen die bij een dienst aangeboden kunnen worden. Bijvoorbeeld een verzorgend haarmasker.

Klanten kunnen deze extra opties kiezen bij online boeken en jij kunt ze toevoegen bij het inplannen van een afspraak in de agenda of bij het afrekenen in de kassa.

Dit kun je per dienst toevoegen door de dienst te bewerken in de instellingen onder "Dienstenlijst".

Gebruik de wachtlijst om te zorgen dat er geen open plekken onbenut blijven. Als er geen beschikbaarheid is op de voorkeursdag of -tijd van de klant, kan die zich via je boekingswidget op de wachtlijst zetten - of jij voegt de klant zelf toe.

In de agenda zie je welke klanten op de wachtlijst staan. Als er een tijdslot beschikbaar komt op de dag en tijd die ze hebben aangevraagd, wordt dit weergegeven op de wachtlijstpagina in je agenda. Je kunt dan op “E-mail verzenden” klikken om de klant te informeren over de open plek.

Automatische wachtlijst

Je kunt ook de automatische wachtlijst inschakelen, waardoor klanten op de wachtlijst automatisch een e-mail ontvangen als er een tijdslot beschikbaar komt op de dag en tijd die zij hebben aangevraagd.

De wachtlijst en automatische wachtlijst kun je aan- en uitzetten in de instellingen onder "Wachtlijst".

Als je een buffertijd instelt, wordt die tijd automatisch gereserveerd in de agenda na een dienst. Je kunt buffertijden gebruiken voor taken zoals opruimen, zodat je op schema blijft en je dag stressvrij verloopt.

Los van de standaard buffertijd die je instelt, kun je ook voor specifieke diensten een afwijkende buffertijd instellen.

Je kunt je standaard buffertijd instellen in de instellingen onder "Agenda". Een afwijkende buffertijd voor een specifieke dienst kun je instellen in de instellingen onder "Dienstenlijst".

Onder “Dienstenlijst” in de instellingen kun je instellen hoe lang elke dienst duurt. Een dienst kan één totale duur hebben, maar diensten zoals kleuren kun je ook opdelen in drie delen: het eerste deel van de dienst, de inwerktijd en de afrondtijd.

Het eerste deel en de afrondtijd worden geblokkeerd in je agenda, zodat er geen andere afspraken kunnen plaatsvinden tijdens die periodes. Maar tijdens de inwerktijd - terwijl het product inwerkt en de klant wacht – kun je beschikbaar blijven voor andere klanten. Zo benut je je tijd optimaal en verhoog je je omzet.

Je kunt in de instellingen onder "Slim plannen" kiezen of je afspraken toestaat tijdens de inwerktijd van diensten.

Je kunt klanten opmerkingen en foto's laten toevoegen bij het online boeken van een afspraak. Deze verschijnen dan o.a. in het afspraakoverzicht. Je kunt dit aan- en uitzetten in de instellingen onder "Widget styling en instellingen".

Je kunt je agenda efficiënter vullen door verschillende teamleden verschillende diensten binnen dezelfde afspraak te laten uitvoeren. Je kunt dit uitschakelen als je liever één teamlid per boeking hebt.

Ga naar "Slim plannen" in de instellingen om dit aan of uit te zetten.

Zijn er twee medewerkers nodig voor een dienst? Dit kun je eenvoudig aanvinken. Om dit te doen, ga naar "Dienstenlijst" in de instellingen en klik op "Dienst bewerken".

Je kunt eenvoudig combi-diensten aanmaken. Ga hiervoor naar "Dienstenlijst" in de instellingen. Combinatiediensten combineren meerdere diensten tot één combinatiedienst, zodat klanten populaire combinaties in één klik kunnen boeken.

Je kunt benodigdheden en ruimtes (zoals een specifieke stoel of kamer) toewijzen aan diensten zodat ze automatisch worden gereserveerd bij afspraken. Zo weet je zeker dat alles beschikbaar is wanneer nodig.

In de instellingen onder "Benodigdheden en ruimtes" kun je benodigdheden en ruimtes toevoegen. Je kunt ze vervolgens aan diensten toewijzen in de instellingen onder "Dienstenlijst".

Wanneer een klant meerdere diensten tegelijk online boekt, moeten sommige diensten mogelijk vóór of na andere diensten worden uitgevoerd. Je kunt regels instellen zodat ze in de juiste volgorde ingepland worden.
​
​Dit geldt alleen voor online boekingen. Wanneer je handmatig een afspraak toevoegt via de agenda, worden de diensten ingepland in de volgorde die je op dat moment kiest.

Je kunt de regels toevoegen in de instellingen onder "Regels voor de volgorde van diensten".

Met Salonround kun je al je klanten bereiken, ongeacht welke taal zij spreken.
​
Je kunt extra talen toevoegen voor communicatie zodat klanten alle berichten in hun voorkeurstaal ontvangen. Ook je boekingswidget is dan in de voorkeurstaal van de klant beschikbaar.

Extra talen kun je toevoegen in de instellingen onder "Talen voor communicatie".

Wil je dat klanten een teamlid kunnen kiezen bij het boeken van een afspraak en zien met wie de afspraak is? Je kunt dit aan- en uitzetten in de instellingen onder "Widget styling en instellingen".

Wil je dat bepaalde diensten niet online te boeken zijn? Je hebt per dienst 3 opties:

Je kunt dit per dienst veranderen in de instellingen onder "Dienstenlijst".

Je kunt een maximaal aantal weken of maanden kiezen tussen online boeken en het begin van de afspraak.

Dit kun je instellen in de instellingen onder "Online afspraken". Om voor een specifieke dienst een afwijkende maximum tijd te kiezen, ga naar de instellingen onder "Dienstenlijst". Daar kun je per dienst afwijken van de standaardinstelling.

Wil je liever geen last-minute boekingen? Je kunt een minimale tijd tussen online boeken en het begin van de afspraak instellen.

Dit kun je instellen in de instellingen onder "Online afspraken". Om voor een specifieke dienst een afwijkende minimale tijd te kiezen, ga naar de instellingen onder "Dienstenlijst". Daar kun je per dienst afwijken van de standaardinstelling.

Je kunt een bericht toevoegen dat bovenaan je boekingswidget verschijnt. Dit kun je toevoegen in de instellingen onder "Widget styling en instellingen".

Wil je niet dat klanten bepaalde (of alle) diensten direct online kunnen boeken? Dan kun je afspraakverzoeken voor bepaalde of alle diensten vereisen. Dit betekent dat klanten een afspraak kunnen aanvragen (dienst, datum en tijd), en jij beslist of je het accepteert.

Je kunt dit aan- en uitzetten in de instellingen onder "Online afspraken". Hier kun je ook kiezen of dit voor alle diensten geldt of voor specifieke diensten.

Beheer je meerdere locaties en is er een locatie waar je geen online boekingen wilt accepteren? Dit kun je kiezen in de instellingen onder "Locaties".

Je hebt de mogelijkheid om een maximum in te stellen voor hoe vaak een specifieke dienst per dag geboekt kan worden. Dit kan in de instellingen onder "Dienstenlijst".

Je kunt per dienst een extra tekst toevoegen aan de bevestigingsmail, zoals voorbereidingstips voor die specifieke dienst. Dit kan in de instellingen onder "Dienstenlijst".

Aan alle andere automatische e-mails kun je ook extra teksten toevoegen. Je kunt bijvoorbeeld ook een extra tekst toevoegen aan de afspraakbevestiging voor alle diensten. Dit kan in de instellingen onder "Automatische e-mails".

Indien ingeschakeld, kunnen klanten hun afspraken annuleren via de link in de bevestigings- en herinneringsmails. Wil je liever dat klanten je bellen om een afspraak te annuleren? Dan kun je dit uitzetten. Klanten kunnen hun afspraken dan niet zelf online annuleren.

Je kunt dit kiezen in de instellingen onder "Online afspraken".

Indien ingeschakeld, kunnen klanten hun afspraken verplaatsen via de link in de bevestigings- en herinneringsmails. Wil je liever dat klanten je bellen on een afspraak te verplaatsen? Dan kun je dit uitzetten. Klanten kunnen hun afspraken dan niet zelf online verplaatsen.

Je kunt dit kiezen in de instellingen onder "Online afspraken".

Een tijdelijke klantenstop? In de instellingen onder "Online afspraken" kun je instellen dat nieuwe klanten geen online boeking kunnen plaatsen.

Het agenda-interval bepaalt welke tijden worden weergegeven in je agenda en op welke tijden afspraken kunnen worden ingepland. Als je bijvoorbeeld “15 minuten” selecteert, kunnen afspraken starten (bij opening om 9:00) om 9:00, 9:15, 9:30, 9:45, enzovoort. Als je “30 minuten” selecteert, kunnen afspraken starten om 9:00, 9:30, 10:00, 10:30, enzovoort. Het agenda-interval kun je instellen in de instellingen onder "Agenda".

Wanneer klanten op elk moment online kunnen boeken, kan dat kleine gaten in je agenda veroorzaken die te kort zijn voor een andere afspraak. Deze onvulbare gaten verspillen waardevolle tijd en beperken hoeveel klanten je per dag kunt helpen.

Als je de functie “Gaten voorkomen” inschakelt, kun je dit voorkomen. Als deze functie is ingeschakeld, kunnen klanten alleen online afspraken boeken direct vóór of na een bestaande afspraak, taak of pauze. Klanten kunnen ook boeken direct na opening of vlak voor sluiting. Dit houdt je planning strakker en helpt je het meeste uit je tijd te halen.

De functie "Gaten voorkomen" kun je inschakelen in de instellingen onder "Slim plannen".

In dit artikel hebben we veel verschillende mogelijkheden uitgelicht waarmee jij je agenda en online boekingen kunt instellen. Heb je nog vragen? Dan horen wij dat graag!